স্কুল ও মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে যা যা থাকা উচিত

সংক্ষেপে উত্তর: একটা ভালো স্কুল বা মাদ্রাসা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে অন্তত ভর্তি, শিক্ষার্থীর তথ্য, ফি আদায়, হাজিরা, পরীক্ষা ও রেজাল্ট, নোটিশ আর অভিভাবকের জন্য আলাদা ড্যাশবোর্ড থাকা উচিত। আর পুরো সিস্টেমটা বাংলায় চালানো যাওয়া, মোবাইলে ব্যবহার করা যাওয়া এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের নিজের নিয়ম অনুযায়ী বদলানো যাওয়া জরুরি।

আমি মাদ্রাসার জন্য ছাত্রী ড্যাশবোর্ড, ফি আর রেজাল্ট ম্যানেজমেন্টসহ সিস্টেম বানিয়েছি। কাজ করতে গিয়ে দেখেছি, প্রতিষ্ঠানগুলো সবচেয়ে বেশি সমস্যায় পড়ে কয়েকটা নির্দিষ্ট জায়গায়। এই লেখায় সেগুলো নিয়েই বলছি।

খাতা আর Excel-এ চালালে যে সমস্যাগুলো হয়

• কার কত মাসের বেতন বাকি, তা বের করতে ঘণ্টার পর ঘণ্টা লাগে।
• রেজাল্ট শিট আর মার্কশিট হাতে বানাতে গিয়ে ভুল হয়।
• অভিভাবক বারবার ফোন করে সন্তানের হাজিরা বা রেজাল্ট জানতে চান।
• পুরনো শিক্ষার্থীর তথ্য খুঁজে পাওয়া কঠিন।
• হিসাবে স্বচ্ছতা কম থাকে, কমিটি বা কর্তৃপক্ষকে রিপোর্ট দিতে দেরি হয়।

সফটওয়্যারে যে ফিচারগুলো অবশ্যই দেখবেন

১. ভর্তি আর শিক্ষার্থীর প্রোফাইল

অনলাইন ভর্তি ফর্ম, ছবি আর কাগজপত্র আপলোড, শ্রেণি-শাখা-রোল অনুযায়ী তালিকা, আর প্রতিটা শিক্ষার্থীর পূর্ণ প্রোফাইল।

২. ফি ম্যানেজমেন্ট

মাসিক বেতন, ভর্তি ফি, পরীক্ষার ফি আলাদা করে সেট করা, রসিদ প্রিন্ট, বকেয়ার তালিকা, আর সম্ভব হলে bKash বা Nagad-এ অনলাইনে ফি নেওয়া।

৩. হাজিরা

শিক্ষক মোবাইল থেকেই হাজিরা দিতে পারবেন। চাইলে অনুপস্থিতির SMS সরাসরি অভিভাবকের কাছে যাবে।

৪. পরীক্ষা আর রেজাল্ট

নম্বর এন্ট্রি দিলেই নিজে থেকে গ্রেড, মেধাক্রম আর মার্কশিট তৈরি হবে, আর রেজাল্ট অনলাইনে প্রকাশ করা যাবে।

৫. শিক্ষার্থী ও অভিভাবক ড্যাশবোর্ড

অভিভাবক লগইন করে সন্তানের হাজিরা, ফি, রেজাল্ট আর নোটিশ দেখতে পারবেন। এতে অফিসে ফোনের চাপ অনেক কমে যায়।

৬. নোটিশ আর ওয়েবসাইট

প্রতিষ্ঠানের ওয়েবসাইটের সাথেই সফটওয়্যার যুক্ত থাকলে নোটিশ, ছুটির তালিকা আর ভর্তি বিজ্ঞপ্তি এক জায়গা থেকে প্রকাশ করা যায়।

৭. রিপোর্ট

দৈনিক আদায়, মাসিক আয়, বকেয়া, শ্রেণিভিত্তিক শিক্ষার্থী সংখ্যা: এক ক্লিকে প্রিন্ট বা ডাউনলোড।

সফটওয়্যার বাছাইয়ের আগে যে প্রশ্নগুলো করবেন

• পুরো সিস্টেম কি বাংলায় চলে? মার্কশিট আর রসিদ কি বাংলায় প্রিন্ট হয়?
• আমাদের প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব নিয়ম (যেমন মাদ্রাসার কিতাব বিভাগ বা আলাদা পরীক্ষা পদ্ধতি) অনুযায়ী কি বদলানো যাবে?
• ডাটা কোথায় থাকবে, আর নিয়মিত ব্যাকআপ হয় কি?
• প্রতি বছর কি আলাদা ফি দিতে হবে, নাকি একবারের খরচ?
• কর্মীদের প্রশিক্ষণ আর পরে সাপোর্ট কে দেবে?
• মোবাইলে ঠিকমতো চলে কি?

রেডিমেড নাকি কাস্টম সফটওয়্যার?

রেডিমেড সফটওয়্যার দ্রুত চালু করা যায়, কিন্তু আপনার প্রতিষ্ঠানের আলাদা নিয়ম থাকলে প্রায়ই মেলে না। কাস্টম সফটওয়্যারে শুরুতে সময় বেশি লাগে, কিন্তু ঠিক আপনার কাজের ধারা অনুযায়ী বানানো হয়। অনেক ক্ষেত্রে একটা তৈরি কাঠামোর ওপর প্রয়োজনীয় অংশগুলো বদলে নেওয়াই সবচেয়ে কম খরচে ভালো ফল দেয়।

সাধারণ প্রশ্ন

ছোট মাদ্রাসা বা স্কুলের জন্যও কি সফটওয়্যার দরকার?

শিক্ষার্থী ১০০-র বেশি হলে ফি আর রেজাল্টের হিসাবেই অনেক সময় যায়। সাধারণ একটা সিস্টেমও তখন প্রতি মাসে অনেক ঘণ্টা বাঁচায় আর ভুল কমায়।

শিক্ষকরা কম্পিউটারে দক্ষ না হলে?

সিস্টেম এমনভাবে বানানো উচিত যাতে মোবাইল থেকে কয়েকটা বাটন চেপেই কাজ করা যায়। চালু করার সময় সবাইকে হাতে-কলমে দেখিয়ে দেওয়া হয়।

ডাটা কি নিরাপদ থাকবে?

নিজস্ব সার্ভারে SSL, নিয়মিত ব্যাকআপ আর প্রত্যেক ইউজারের আলাদা অনুমতি থাকলে ডাটা নিরাপদ থাকে। কে কোন তথ্য দেখতে বা বদলাতে পারবে, তা আপনি ঠিক করে দিতে পারবেন।

আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য সফটওয়্যার দরকার?

আমি স্কুল ও মাদ্রাসার জন্য বাংলায় চালানো যায় এমন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বানাই: ভর্তি, ফি, হাজিরা, রেজাল্ট আর অভিভাবক ড্যাশবোর্ডসহ। আপনার প্রতিষ্ঠানের কথা জানান, একটা ডেমো দেখিয়ে দিতে পারব।